¿Cómo garantizar la continuidad operativa de tu empresa cuando los colaboradores faltan?

Paralización de operaciones, pérdidas financieras, incumplimiento de entrega e improductividad. Estas son las preocupaciones que quitan el sueño a los CEOs desde el inicio de la pandemia. 

El brote de coronavirus ha transformado la vida como la conocemos. No solo imposibilita las dinámicas sociales alrededor del mundo, sino que deja las actividades económicas en jaque y ralentiza los procesos productivos de las industrias amenazando las cadenas de abastecimiento y el equilibrio macroeconómico de los países. 

Si bien el sector de los servicios ha podido encontrar soluciones a esta contingencia sanitaria a través del trabajo remoto y comunicación en la nube, otras áreas lo tienen más difícil, pues industrias como la minería, retail y logística requieren de la movilización constante de personas y la interacción obligatoria con el mundo exterior

En estos casos, es inevitable agobiarse con preguntas como: ¿Cómo se atenderán requerimientos y ejecutarán procesos cuando los colaboradores estén en cuarentena o enfermen?, ¿Cómo garantizar el bienestar de las personas que trabajan en la organización si deben exponerse constantemente al riesgo de contagio?, ¿Cómo evitar el colapso en la empresa si no hay quien gestione o produzca?

La respuesta corta: Automatización de procesos y Machine Learning.  

Para este punto de la lectura es posible que reacciones con escepticismo ante tal solución, especialmente si no contabas con esta tecnología antes de la pandemia. Sin embargo, con el plan de implementación adecuado, puedes poner en marcha una maquinaria de ejecución de procesos con la menor cantidad de personas posible. 

Cuando la automatización y el Machine Learning entran en acción

No hace falta que inviertas millones de dólares en robots, drones y vehículos autónomos (aunque si ya cuentas con estos recursos, ¡enhorabuena!). En principio, y para mitigar los riesgos, basta con una plataforma “autónoma” capaz de centralizar y distribuir los recursos más vulnerables de la empresa, como stock, producción, pedidos, envíos, entre otros. 

Las soluciones tecnológicas capaces de tomar decisiones predictivas y orquestar procesos incluyen algoritmos de Machine Learning (ML) capaces de memorizar patrones de comportamiento y diseñar caminos para obtener los resultados esperados. De esta forma, se le pueden delegar tareas a una herramienta que nunca duerme, no se enferma y siempre está alerta. En consecuencia, mantendrás un nivel de cumplimiento adecuado y evitarás el surgimiento de emergencias debido al error humano; así como se sentirá menos la ausencia temporal de algunos roles vinculados al control de procesos. 

Por otro lado, con la ayuda de la automatización y la integración de ML a los sistemas empresariales, tu equipo de trabajo puede ejecutar simulacros, trazar posibles escenarios y programar planes de acción ante emergencias de todo tipo. Estas tecnologías pueden actuar en diferentes capas operacionales, desde activar la cadena producción, coordinar cumplimiento, enviar comunicaciones o alertas a cliente y proveedores, hasta ordenar acciones a los colabores para frenar situaciones de riesgo. 

metáfora pictográfica sobre los beneficios de la automatización y machine learning para las empresas durante la pandemia de coronavirus

Asegurar una implementación tecnológica efectiva en tiempos de crisis

Integrar nuevas herramientas a la empresa en momentos críticos es un acto riesgoso y osado, que si se hace con la estrategia adecuada, puede ayudar a mantener un performance estable en la organización, incluso si te enfrentas a una baja de personal considerable. 

Por esto, se recomienda la implementación de estos recursos autónomos junto a las siguientes acciones de manera simultánea

  1. Informar a todo el equipo equipo gerencial o C-suite con sobre la verdadera gravedad de la situación de riesgo y los peores escenarios financieros.
  2. La seguridad del personal y de las operaciones deben tomarse con el mismo peso de importancia.
  3. Evitar la inacción; “esperar y ver” podría perjudicar a la empresa.
  4. Modelar planes de contingencia en la etapa temprana de implementación del nuevo recurso y ejecutar tests evaluados. 
  5. Crear un equipo senior multidisciplinario (operaciones, ventas, RRHH, finanzas) para el monitoreo constante de los factores externos que afecten la continuidad; así como deben estar dedicados a entender la capacidad y los límites de la herramienta para manejar situaciones críticas (no podemos dejar todo en manos del software).
  6. Priorizar y poner en marcha los principales flujos de trabajo; establecer un tono de progreso diario utilizando el enfoque ágil.
  7. Romper los ciclos habituales de informes y actualizaciones; la urgencia requiere un modelo diferente, como las actualizaciones informales diarias de los directores generales.
  8. Educar al equipo técnico interno para sacar el máximo partido de las funcionalidades de la herramienta.
  9. Mantener una filosofía de mejoramiento continuo y exploración constante del nuevo software. Esto es especialmente beneficioso cuando se trata de soluciones capaces de “recordar” los caminos más exitosos.

Te puede interesar: